Factures impayées

Lorsqu'un client met un peu trop de temps à régler une facture, il est important d'agir rapidement et de mettre de place les conseils ci-dessous pour maximiser vos chances pour obtenir un paiement.

Relancer rapidement après la date d'échéance de la facture :  il ne faut pas attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois avant de contacter le client. La relance permet de résoudre un simple oubli de paiement du client.

Rester cordial et professionnel : Même en cas de retard de paiement, il est préférable de garder un ton professionnel. Cette approche favorise le dialogue et préserve la relation commerciale.

Vérifier les informations de la facture : il faut s'assurer que la facture a bien été envoyée et qu'elle ne comporte pas d'erreur.

Conservez une trace de tous vos échanges professionnels : Archivez vos e-mails et vos courriers afin de disposer d'une preuve en cas de besoin ou de litige.

Rappeler les conditions de paiement sur la facture en mentionnant la date d'échéance de la facture et le montant restant dû.

Envoyer une mise en demeure : si après 2 relances restées sans réponse, la mise en demeure doit être envoyer au client.

Suivre un calendrier de relance en définissant à l'avance les différentes étapes: 1ère relance, 2è relance, mise en demeure et autres démarches si nécessaires.

Mettre en place un tableau de suivi des relances sur EXCEL ou google sheets

- nom du client

- numéro de la facture

- montant de la facture

- date de la facture

- date de la première relance

- date de la 2è relance

- date de la mise en demeure

- observation : payée le ....

- commentaires divers

Vous trouverez dans l'onglet "documents" de ce site, un tableau qui pourra vous aider dans le suivi des impayés.

Il peut être utiliser avec Excel ou Google sheets

Lorsqu’un client professionnel paie une facture en retard, vous pouvez réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Cette indemnité permet de compenser les frais liés aux relances et au recouvrement d’une facture impayée : gestion administrative, courriers, etc.

Elle est due automatiquement dès qu’une facture n’est pas réglée à la date d’échéance. Aucune mise en demeure n’est nécessaire pour la réclamer.

Qui peut la réclamer ?

L’indemnité de 40 € s’applique uniquement aux transactions entre professionnels (B2B) :

• entreprise vers entreprise 
• micro-entrepreneur vers entreprise ...

Elle ne s’applique pas aux particuliers.

40 € par facture impayée

L’indemnité est de 40 € par facture en retard et quel que soit son montant.

Si vous avez un débiteur et 3 factures impayées, vous pouvez appliquer 3 fois l'indemnité donc 120€.

Peut-on cumuler avec les intérêts de retard ?

L’indemnité forfaitaire de 40 € s’ajoute aux intérêts de retard.

Vous pouvez donc réclamer :

• le montant de la facture
• les intérêts de retard
• l’indemnité forfaitaire de 40 €

Faut-il mentionner les 40 € sur les factures ?

Oui. La réglementation impose de faire figurer cette indemnité sur les factures et dans les conditions générales de vente (CGV).

Victoire, notre micro entrepreneuse qui excelle dans son domaine, a réalisé des prestations chez son client professionnel pour un montant de 2500€. Elle a envoyé sa facture au client mais celui-ci ne l'a toujours pas réglée après 2 mois.

Elle lui a envoyé un mail pour le relancer mais elle n'a pas eu de réponse. Elle ne s'est pas comment faire pour le relancer efficacement. Du coup, elle contacte Béa de Mon Bureau Admin car elle a vu qu'elle propose une prestation de relance et de mise en demeure pour les factures impayées.

Pour info :

Quand une entreprise constate des retards de paiement de la part de ses clients, elle doit réagir rapidement.

Il s'agit de recouvrer ses impayés de façon amiable avec l'envoi de relance et une mise en demeure.

On peut envoyer les différents courriers selon le planning ci-dessous :

•  1 ère relance : à envoyer dès le 1er jour jour de retard
• 2 ème relance : à envoyer en l'absence de réponse à votre 1er courrier
• la mise en demeure . à expédier si vos 2 précédentes relances sont restées sans effet

En cas de non-paiement, il est essentiel de conserver une trace de tous vos échanges de courriers ou d'e-mails. 

Cette rigueur vous permet de disposer de preuves solides en cas de litige ultérieur.

Exemple :

Reprenons le cas de Victoire, elle a pris le forfait pack tout-en-un des factures impayées de Mon Bureau Admin à 100€. 

Ce pack tout-en-un permet un plan d'action sur 30 jours et vous permet de structurer efficacement vos relances. Il comprend deux courriers de relance ainsi qu'une mise en demeure incluant le calcul des intérêts de retard et la demande de l'indemnité forfaitaire de 40 €. Ce pack est conçu pour vous aider à recouvrer vos créances et à être payée dans un délai d'un mois.

Je vous prépare et transmets les trois courriers par e-mail. De votre côté, il vous suffit de les imprimer et de les envoyer à J+1, J+8 et J+15, selon le planning établi ci-dessus.

Ouf... Victoire a suivi le calendrier et a réussi à récupérer son impayé lors de l'envoi de la mise en demeure.

Selon une étude de Coface :

• 86 % des entreprises déclarent subir des retards de paiement
• 55 % des TPE estiment que ces retards ont un impact critique sur leur trésorerie
• 49.70 jours est le délai moyen de paiement en France 

Les retards de paiement et les impayés peuvent mettre en difficulté la trésorerie d’une entreprise : paiement des salaires, des charges, des fournisseurs…

Et vous, où en êtes-vous dans la relance de vos factures impayées ?

Contactez-moi et je vous aide dans la relance amiable de vos factures  pour sécuriser votre trésorerie