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Lorsqu'un client met un peu trop de temps à régler une facture, il est important d'agir rapidement et de mettre de place les conseils ci-dessous pour maximiser vos chances pour obtenir un paiement.

Relancer rapidement après la date d'échéance de la facture :  il ne faut pas attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois avant de contacter le client. La relance permet de résoudre un simple oubli de paiement du client.

Rester cordial et professionnel : Même en cas de retard de paiement, il est préférable de garder un ton professionnel. Cette approche favorise le dialogue et préserve la relation commerciale.

Vérifier les informations de la facture : il faut s'assurer que la facture a bien été envoyée et qu'elle ne comporte pas d'erreur.

Conservez une trace de tous vos échanges professionnels : Archivez vos e-mails et vos courriers afin de disposer d'une preuve en cas de besoin ou de litige.

Rappeler les conditions de paiement sur la facture en mentionnant la date d'échéance de la facture et le montant restant dû.

Envoyer une mise en demeure : si après 2 relances restées sans réponse, la mise en demeure doit être envoyer au client.

Suivre un calendrier de relance en définissant à l'avance les différentes étapes: 1ère relance, 2è relance, mise en demeure et autres démarches si nécessaires.

Mettre en place un tableau de suivi des relances sur EXCEL ou google sheets

- nom du client

- numéro de la facture

- montant de la facture

- date de la facture

- date de la première relance

- date de la 2è relance

- date de la mise en demeure

- observation : payée le ....

- commentaires divers

Vous trouverez dans l'onglet "documents" de ce site, un tableau qui pourra vous aider dans le suivi des impayés.

Il peut être utiliser avec Excel ou Google sheets

Dès le début de votre activité, il est préférable d'avoir un compte bancaire qui est utilisé uniquement pour votre activité professionnelle.

Cela évite de mélanger son budget personnel avec le budget de sa micro entreprise. Vous voyez plus facilement les dépenses et les recettes de votre micro-entreprise.

C'est simplement un deuxième compte courant classique ouvert à votre nom que vous dédiez uniquement à votre micro-entreprise. Les frais sont ceux d'un compte particulier. Vous pouvez utiliser un compte bancaire d'une banque en ligne pour réduire les coûts. (la carte bancaire est gratuite, pas de frais de compte (selon conditions)

Les frais bancaires d'un compte pro sont plus élevés et au début de votre activité cela n'est pas nécessaire.

Il est préférable de ne pas utiliser son compte pro pour des dépenses personnelles. Il suffit de faire des virements de compte perso vers le compte pro et vice versa.

Pour rappel : l'ouverture d'un compte bancaire n'est pas obligatoire en micro-entreprise et il est obligatoire d'avoir un compte dédié à votre activité professionnelle si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 10.000€ pendant 2 années civiles consécutives

Reprenons le cas de Victoire, notre micro-entrepreneuse, qui a un seul compte pour tenir son budget personnel et son budget micro-entreprise. Ses recettes et ses dépenses sont sur le même compte et elle ne sait pas du tout où elle en ait au niveau de sa comptabilité.

Toutes ses dépenses personnelles et de sa micro-entreprises sont mélangées et ce n'est pas facile de faire le tri entre le personnel et le professionnel

Donc elle vient d'ouvrir un deuxième compte courant pour faciliter la gestion de ses budgets.

En séparant son compte personnel de celui dédié à son activité, elle y voit désormais beaucoup plus clair. 

Ses recettes et ses dépenses ne sont plus mélangées, ce qui simplifie grandement le suivi de sa comptabilité au quotidien. 

Pour verser sa rémunération, Victoire fait un virement de son compte spécial micro-entreprise vers son compte personnel.

Lorsqu’un client professionnel paie une facture en retard, vous pouvez réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Cette indemnité permet de compenser les frais liés aux relances et au recouvrement d’une facture impayée : gestion administrative, courriers, etc.

Elle est due automatiquement dès qu’une facture n’est pas réglée à la date d’échéance. Aucune mise en demeure n’est nécessaire pour la réclamer.

Qui peut la réclamer ?

L’indemnité de 40 € s’applique uniquement aux transactions entre professionnels (B2B) :

• entreprise vers entreprise 
• micro-entrepreneur vers entreprise ...

Elle ne s’applique pas aux particuliers.

40 € par facture impayée

L’indemnité est de 40 € par facture en retard et quel que soit son montant.

Si vous avez un débiteur et 3 factures impayées, vous pouvez appliquer 3 fois l'indemnité donc 120€.

Peut-on cumuler avec les intérêts de retard ?

L’indemnité forfaitaire de 40 € s’ajoute aux intérêts de retard.

Vous pouvez donc réclamer :

• le montant de la facture
• les intérêts de retard
• l’indemnité forfaitaire de 40 €

Faut-il mentionner les 40 € sur les factures ?

Oui. La réglementation impose de faire figurer cette indemnité sur les factures et dans les conditions générales de vente (CGV).

Vous venez de créer votre micro entreprise, et vous ne savez pas ce que vous devez faire au niveau administratif après la création de votre micro entreprise

Vous devez faire :

- la création de votre compte sur le site de l'URSSAF qui permet de déclarer le montant de votre chiffre d'affaires  encaissé HT tous les mois ou tous les trimestres, de payer vos cotisations sociales

- la demande de  l'ACRE si vous êtes éligible via votre messagerie URSSAF

- la création de votre espace impôt professionnel qui permet de payer vos impôts comme la CFE ou la TVA, et de contacter les impôts par messagerie

- l'ouverture d'un compte bancaire séparé : c'est avoir un compte bancaire pour votre micro entreprise et un autre pour votre budget personnel

- la tenue d'un livre des recettes comptables  qui permet de reporter vos recettes journalières, de calculer le chiffre d'affaires encaissé HT à déclarer à l'URSSAF et de suivre les seuils annuels de votre micro-entreprise

- la souscription à une RC PRO : c'est une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) qui vous protège financièrement si vous causez un dommage à un client ou à un tiers dans le cadre de votre activité professionnelle

- l'utilisation d'un logiciel de facturation électronique qui permet de faire ses devis, factures. Le logiciel doit permettre aussi, à partir de septembre 2026, de réceptionner les factures électroniques.

- la souscription à un médiateur de la consommation qui est indispensable en cas de litige avec des particuliers

- la souscription à une prévoyance qui permet de compléter vos revenus en cas d'arrêt de travail, d'invalidité ou de décès.

- la souscription à une mutuelle qui complète les remboursements de l'Assurance Maladie pour les consultations, médicaments, soins dentaires, frais d'optique ou d'hospitalisation.